Założenie społeczności wydaje się proste. Gromadzisz ludzi wokół wspólnego zainteresowania, organizacji, stowarzyszenia lub celu. Następnie dzielisz się wiadomościami, organizujesz działania i masz nadzieję, że członkowie sami zaczną się angażować.
W praktyce często wygląda to nieco inaczej.
Wiele społeczności zaczyna z entuzjazmem, ale po pewnym czasie traci impet. Posty są coraz rzadziej czytane, członkowie rzadko reagują, informacje się rozpraszają, a administratorzy zastanawiają się, jak utrzymać aktywność społeczności.
Nie oznacza to jednak, że społeczność nie ma żadnej wartości. Często brakuje przede wszystkim jasnego podejścia.
W tym wpisie na blogu przedstawiamy 10 najczęstszych błędów popełnianych podczas tworzenia społeczności. Znajdziesz tu praktyczne wskazówki, jak ich uniknąć.
1. Rozpoczynanie bez jasno określonego celu
Społeczność działa lepiej, gdy wszyscy wiedzą, po co istnieje. Mimo to wiele organizacji zakłada społeczność bez dokładnego określenia jej celu.
Czy społeczność ma na celu informowanie członków? Dzielenie się wiedzą? Organizowanie wolontariuszy? Promowanie działań? A może zacieśnianie więzi między członkami?
Jeśli cel nie jest jasny, społeczność szybko staje się zbiorem pojedynczych wpisów.
Dlatego warto z góry określić, jakie korzyści ma przynieść społeczność. Nie tylko dla organizacji, ale przede wszystkim dla członków. Dlaczego mieliby tu wracać? Co tu znajdą? Co mogą tu robić?
Dzięki aplikacji Socie możesz zorganizować swoją społeczność zgodnie z tym celem. Mogą to być np. kalendarz wydarzeń, grupy dla różnych grup docelowych, dokumenty zawierające informacje praktyczne lub wiadomości informujące członków o aktualnościach.
2. Umieścić wszystko w jednej dużej grupie
Częstym błędem jest skupianie całej komunikacji w jednym miejscu. Wszyscy otrzymują te same wiadomości, aktualizacje i ogłoszenia. Wydaje się to przejrzyste, ale często powoduje właśnie zamieszanie.
Nie każda wiadomość jest istotna dla wszystkich. Wolontariusz potrzebuje innych informacji niż członek zarządu. Nowy członek szuka innych informacji niż osoba zaangażowana w działalność od lat. A w większych społecznościach lokalizacje, zespoły lub zainteresowania mogą się znacznie różnić.
Dlatego warto pracować z grupami. W ten sposób można dzielić się informacjami z członkami, dla których są one naprawdę istotne.
W aplikacji Socie można tworzyć podgrupy, na przykład dla komisji, zespołów, lokalizacji, wolontariuszy, grup roboczych lub obszarów zainteresowań. Dzięki temu komunikacja jest bardziej ukierunkowana, a członkowie szybciej czują się w nią zaangażowani.
3. Skupiać się wyłącznie na przekazywaniu treści i zachęcać do niewielkiej interakcji
Wiele społeczności służy przede wszystkim do dzielenia się informacjami. To ważne, ale społeczność staje się naprawdę wartościowa dopiero wtedy, gdy jej członkowie mogą również komentować, wnosić swoje pomysły i angażować się.
Jeśli pojawiają się wyłącznie wiadomości od organizacji, społeczność szybko zaczyna przypominać biuletyn informacyjny. Członkowie mogą je czytać, ale czują się mniej zaangażowani.
Dlatego zadaj pytania. Zachęcaj członków do komentowania. Korzystaj z ankiet, pozwól ludziom udostępniać zdjęcia lub poproś o opinie na temat danego wydarzenia. Daj członkom powód, by sami wnieśli swój wkład.
Aktywna społeczność nie powstaje sama z siebie. Trzeba dać członkom do zrozumienia, że ich wkład jest mile widziany.
4. Korzystanie z zbyt wielu kanałów jednocześnie
Wiele organizacji korzysta jednocześnie z wielu kanałów komunikacji. Biuletyn informacyjny do przekazywania ważnych wiadomości, WhatsApp do szybkich zapytań, pojedyncze dokumenty wysyłane pocztą elektroniczną, strona internetowa z kalendarzem wydarzeń, a być może także media społecznościowe.
W rezultacie informacje są rozproszone. Członkowie nie wiedzą już, gdzie mogą coś znaleźć. Administratorzy muszą publikować wiadomości w wielu miejscach. A ważne aktualizacje są szybciej pomijane.
Społeczność działa lepiej, gdy informacje znajdują się w jednym centralnym miejscu.
Dzięki aplikacji Socie możesz zgromadzić wiadomości, kalendarz, dokumenty, grupy, zdjęcia i komunikację w jednej społeczności. Dzięki temu członkowie wiedzą, gdzie mają szukać informacji, a administratorzy nie muszą wykonywać tej samej pracy dwukrotnie.
5. Brak jasnej struktury
Społeczność bez odpowiedniej struktury szybko staje się nieprzejrzysta. Wpisy mieszają się ze sobą, trudno jest odnaleźć dokumenty, a członkowie nie wiedzą, gdzie mają szukać.
Dlatego warto dobrze przemyśleć układ strony. Z jakich sekcji członkowie często korzystają? Jakie informacje powinny być szybko widoczne? Jakie grupy lub moduły sprawiają, że społeczność jest przejrzysta?
Nie komplikuj tego bardziej niż to konieczne. Zacznij od najważniejszych elementów, a później rozszerzaj społeczność w razie potrzeby.
Dobra struktura ułatwia członkom korzystanie ze społeczności. Im łatwiej znajdą to, czego szukają, tym większa szansa, że wrócą.
6. Brak odpowiedniego zaangażowania członków na początku
Uruchomienie społeczności to coś więcej niż tylko udostępnienie linku. Członkowie muszą zrozumieć, po co powstała ta społeczność, jakie korzyści mogą z niej czerpać i jak zacząć z niej korzystać.
Jeśli zabraknie takich wyjaśnień, niektórzy członkowie mogą wprawdzie zainstalować aplikację społecznościową, ale potem prawie z niej nie korzystać.
Dlatego należy aktywnie angażować członków. Wyjaśnij, jakie korzyści daje społeczność. Pokaż, gdzie mogą znaleźć aktualności, jak zapisać się na wydarzenia, gdzie znajdują się dokumenty i jak dołączyć do grup.
Powtarzaj te wyjaśnienia w różnych momentach. Nie każdy zauważy pierwszą wiadomość.
Wykorzystaj na przykład newsletter, kod QR, krótkie wyjaśnienie podczas spotkania lub komunikat w istniejących kanałach. Postaraj się, aby ten krok był jak najmniejszy.
7. Zakładanie, że członkowie sami zaczną działać
Społeczność wymaga uwagi. Zwłaszcza na początku.
Członkowie muszą przyzwyczaić się do nowego miejsca. Muszą odkryć, co można tu znaleźć, i przekonać się, że społeczność jest wartościowa. Jeśli niewiele się dzieje, ludzie szybciej się wycofują.
Dlatego zadbaj o regularną aktywność. Dziel się wiadomościami, zamieszczaj zdjęcia po wydarzeniach, dodawaj wydarzenia do kalendarza, zadaj pytanie lub wyróżnij jakąś grupę.
Nie musi to być codziennie. Chodzi o to, aby członkowie zauważyli, że społeczność tętni życiem.
Administratorzy odgrywają w tym ważną rolę. Dają dobry przykład i pomagają społeczności nabrać rozpędu.
8. Zbyt małe uwzględnienie perspektywy członków
Społeczność jest często tworzona z inicjatywy organizacji. Co chcemy udostępniać? Jakie informacje powinniśmy przekazać? Jakie wiadomości chcemy wysyłać?
Jednak członkowie mają inne podejście. Zastanawiają się: co mi to daje? Gdzie znajdę to, czego potrzebuję? Dlaczego miałbym reagować? W jaki sposób mi to pomaga?
Dlatego zawsze myśl z perspektywy członków. Spraw, by informacje były praktyczne, zrozumiałe i łatwe do znalezienia. Dziel się nie tylko tym, co organizacja uważa za ważne, ale przede wszystkim tym, co pomaga członkom pozostać zaangażowanym.
Dobra społeczność wpisuje się w codzienną rzeczywistość członków.
9. Nie uzgadniać żadnych ustaleń dotyczących zarządzania
Społeczność wymaga zarządzania. Ktoś musi publikować posty, nadzorować grupy, odpowiadać na pytania i dbać o to, by informacje były aktualne.
Jednak nie zawsze od razu wiadomo, kto za co odpowiada. W rezultacie niektóre sekcje pozostają puste, pytania pozostają bez odpowiedzi, a informacje stają się nieaktualne.
Dlatego warto ustalić jasne zasady dotyczące zarządzania społecznością. Kto publikuje aktualności? Kto zarządza kalendarzem wydarzeń? Kto dba o grupy? Kto pomaga członkom, gdy mają pytania?
Dzięki jasno określonym rolom społeczność będzie lepiej zorganizowana, a Ty unikniesz sytuacji, w której wszystkie obowiązki spadają na jedną osobę.
10. Zbyt mało pomiarów, nauki i doskonalenia
Społeczność nigdy nie jest gotowa od razu. To, co sprawdza się w jednej organizacji, niekoniecznie sprawdzi się w innej.
Dlatego warto regularnie sprawdzać, jak wygląda aktywność użytkowników. Które posty są czytane? Które grupy są aktywne? Jakie pytania się pojawiają? Które elementy są rzadko wykorzystywane?
Poproś również członków o opinie. Czego im brakuje? Co uważają za przydatne? Z jakimi problemami się borykają?
Wykorzystaj te spostrzeżenia, aby krok po kroku ulepszać społeczność. Czasami pomocna jest zmiana układu. Czasami potrzebne są dodatkowe wyjaśnienia. Czasami okazuje się, że dana grupa lub moduł wnosi właśnie dużą wartość dodaną.
Silna społeczność rozwija się wraz z ludźmi, którzy z niej korzystają.
Stworzyć społeczność, która działa
Dobra społeczność to nie tylko kwestia techniki. Chodzi przede wszystkim o przejrzystość, strukturę i zaangażowanie.
Członkowie muszą wiedzieć, gdzie znaleźć informacje, jak mogą się zaangażować i dlaczego społeczność jest dla nich wartościowa. Administratorzy muszą mieć pełny przegląd sytuacji i móc łatwo komunikować się z odpowiednimi grupami.
Aplikacja Socie pomaga zorganizować to wszystko w jednym miejscu. Od aktualności i kalendarza wydarzeń po grupy, dokumenty, zdjęcia, powiadomienia push i interakcje między członkami.
W ten sposób łatwiej jest utrzymać aktywność społeczności i naprawdę połączyć jej członków.
Chcesz założyć własną społeczność?
Chcesz stworzyć społeczność dla swojego stowarzyszenia, fundacji, organizacji wolontariackiej, kościoła, organizacji opieki zdrowotnej lub organizacji członkowskiej? Dzięki Socie możesz skonfigurować swoją społeczność tak, jak chcesz.
W ten sposób zgromadzisz komunikację, działania i członków w jednym miejscu.
