Fundacja Mountainbike Utrechtse Heuvelrug koordynuje pracę wolontariuszy we współpracy z Socie
„Mieliśmy zamkniętą grupę na Facebooku, ale coraz częściej otrzymywaliśmy prośby od wolontariuszy, aby ją opuścić”.
Fundacja Mountainbike Utrechtse Heuvelrug zarządza dwunastoma trasami rowerowymi w regionie Utrechtse Heuvelrug. Trasy te tworzą łącznie sieć singletracków o długości około 120 kilometrów. Wymaga to intensywnej konserwacji, jasnej koordynacji działań oraz dużej grupy zaangażowanych wolontariuszy.
Wcześniej fundacja korzystała z Facebooka do komunikacji z wolontariuszami. Jednak w grupie narastała potrzeba przejścia na inną platformę. Aplikacja dla wolontariuszy, która lepiej odpowiada ich wartościom: prywatna, przejrzysta i bez wykorzystywania danych do celów algorytmicznych.
Dzięki aplikacji dla wolontariuszy Socie fundacja zyskała centralną platformę dla społeczności wolontariuszy. Wolontariusze dołączają do grup zajmujących się konserwacją, zgłaszają się do zadań i po ich zakończeniu mogą sprawdzić, co zostało zrobione na poszczególnych trasach. Rozmawialiśmy z Hansem Paridaensem o jego doświadczeniach z aplikacją Socie.
Czy możecie opowiedzieć nieco więcej o waszej aplikacji dla wolontariuszy?
Hans Paridaens jest związany z fundacją Stichting Mountainbike Utrechtse Heuvelrug od samego początku. Jako członek zarządu widzi, ile pracy trzeba włożyć, aby trasy były bezpieczne, czyste i dobrze przejezdne. Odbywa się to we współpracy z liczną grupą wolontariuszy.
„Obecnie zarządzamy dwunastoma trasami dla rowerów górskich w regionie Heuvelrug. To około 120 kilometrów singletracków”.
Społeczność składa się z około 210 wolontariuszy. W aplikacji Socie dla każdej trasy utworzono osobną grupę zajmującą się jej utrzymaniem. Administratorzy rejonów koordynują prace na swoich trasach i zarządzają przypisanymi do nich grupami.
Wolontariusze sami decydują, do której grupy dołączą. Niektórzy śledzą trasę wyłącznie w swojej okolicy, inni obserwują również inne trasy.
„Są ludzie, którzy mówią: mieszkam tutaj, w Soest, i chcę wiedzieć tylko to, co dzieje się w Soest. Ale jeśli chcą sprawdzić, co dzieje się w innych grupach serwisowych, to też jest to możliwe”.
To, co łączy wolontariuszy, to ich zamiłowanie do kolarstwa górskiego, przyrody oraz wspólnej troski o otoczenie.
„Wszyscy dzielimy tę samą pasję. Do uprawiania sportu, do przyrody i do angażowania się”.
Dlaczego zdecydowaliście się na aplikację dla wolontariuszy Socie?
Zmiana ta rozpoczęła się od pytań zadanych przez wolontariuszy. Zamknięta grupa na Facebooku sprawdzała się w praktyce, ale przestała odpowiadać sposobowi, w jaki fundacja i jej wolontariusze chcieli zarządzać danymi.
„Otrzymywaliśmy zbyt wiele próśb od krytycznie nastawionych wolontariuszy, byśmy opuścili Facebooka. Pytali, czy moglibyśmy znaleźć inną platformę”.
Według Hansa wielu wolontariuszy świadomie angażuje się w działania na rzecz przyrody, zrównoważonego rozwoju i prywatności. Dlatego wybór innej aplikacji dla wolontariuszy był nie tylko praktyczny, ale także wynikał z zasad.
„Ogólnie rzecz biorąc, są to osoby o krytycznym podejściu, które kochają przyrodę i prowadzą zrównoważony tryb życia”.
Aplikacja Socie stanowiła alternatywę, dzięki której fundacja mogła kontaktować się ze swoimi wolontariuszami bez konieczności zbierania większej ilości danych niż to konieczne. Ponadto dane, które są wykorzystywane, są przechowywane na serwerach w Europie.
„My też nie chcemy mieć nic wspólnego z tymi danymi. Nie zamierzamy ich wykorzystywać, nie chcemy ich wykorzystywać.”
Jak korzystacie z aplikacji dla wolontariuszy Socie?
Aplikacja Socie dla wolontariuszy stanowi centralne miejsce, w którym zgromadzono wszystkie informacje dotyczące wolontariuszy. Nowi wolontariusze są dodawani jako członkowie, a następnie sami wybierają grupy, które chcą śledzić. Zapewnia to swobodę i pozwala uniknąć sytuacji, w której użytkownicy otrzymują informacje, które nie są dla nich istotne.
„Dodaję nowego wolontariusza jako członka. Następnie członek ma swobodę wyboru, czy chce dołączyć do jednej grupy konserwacyjnej, do kilku czy do wszystkich”.
Kierownicy rejonów korzystają z aplikacji Socie, aby tworzyć wydarzenia związane z pracami konserwacyjnymi. W każdym takim wydarzeniu podane jest miejsce i czas spotkania grupy oraz przybliżony plan działań. Następnie wolontariusze mogą się na nie zapisać.
„Kierownicy regionalni organizują wydarzenia. W zaproszeniu jest napisane: w sobotę, w tym miejscu i o tej godzinie zbieramy się”.
Dla administratorów taki przegląd jest bardzo przydatny. Z góry widzą, ile osób będzie obecnych, i mogą oszacować, jakie materiały będą potrzebne.
„W ten sposób zarządca będzie miał przegląd tego, ilu osób może się spodziewać i czy ewentualnie powinien zabrać ze sobą narzędzia”.
Dziennik konserwacji
Po zakończeniu prac konserwacyjnych kierownik rejonu często zamieszcza krótką relację wraz ze zdjęciami. W ten sposób w naturalny sposób powstaje dziennik prac wykonywanych na trasach. Jest to przyjemne dla wolontariuszy, ale także cenne dla właścicieli terenów, którzy chcą wiedzieć, co się dzieje.
„Kierownik regionu sporządza krótką relację z każdego wydarzenia. Często są to naprawdę zabawne teksty.”
Staatbosbeheer ma również dostęp do naszej aplikacji dla wolontariuszy Socie, dzięki czemu zawsze dysponuje aktualnymi informacjami. Na przykład w Soest gmina może śledzić te działania. Dzięki temu widać, ile pracy wykonuje się za kulisami: od oczyszczania ścieżek po stawianie tabliczek i zbieranie śmieci.
„Dla nas to swego rodzaju dziennik wydarzeń dla wszystkich: oto, co się tu wydarzyło.”
Jak przebiegło przejście na aplikację dla wolontariuszy?
Przejście na aplikację Socie przebiegło bez problemów. Hans opublikował post w grupie na Facebooku i poinformował, że fundacja będzie dalej działać za pośrednictwem Socie. Wolontariusze mogli następnie zarejestrować się, korzystając z osobnego adresu e-mail.
„Opublikowałem na Facebooku następujący wpis: przechodzimy na aplikację Socie”.
Nowi wolontariusze przesyłają swoje dane do Hansa. On dodaje ich do aplikacji dla wolontariuszy i przesyła im krótką instrukcję. W praktyce okazuje się, że nie trzeba wiele wyjaśniać.
„Właściwie nowi członkowie w ogóle nie zadają mi pytań o to, jak to dokładnie działa. Wszystko działa intuicyjnie”.
Kto zarządza aplikacją dla wolontariuszy?
Hans zarządza aplikacją dla wolontariuszy w ramach aplikacji Socie. Nowi wolontariusze zgłaszają się za jego pośrednictwem. Fundacja prosi wyłącznie o podanie niezbędnych danych: adresu e-mail, imienia i nazwiska oraz ewentualnie krótkiego uzasadnienia.
„Zarządzam społecznością wolontariuszy. Nowi wolontariusze mogą zgłaszać się za pomocą formularza na stronie internetowej, a ja następnie dodaję ich do Socie”
Zarządzanie grupami tras leży w gestii administratorów rejonów. To oni tworzą wydarzenia, publikują relacje i dbają o aktywność swoich grup. Dzięki temu zarządzanie społecznością pozostaje blisko osób koordynujących jej funkcjonowanie.
W jaki sposób dbacie o aktywność aplikacji dla wolontariuszy?
Na trasach i w ich okolicy zawsze jest coś do zrobienia. Czasami chodzi o rutynową konserwację, a czasami trzeba szybko zareagować po burzy, wypadku lub wystąpieniu niebezpiecznej sytuacji. Wolontariusze ustawiają znaki, utrzymują ścieżki w dobrym stanie i dbają o bezpieczeństwo rowerzystów górskich oraz innych osób korzystających z tras rekreacyjnych.
Częścią tej działalności jest również dbanie o czystość otoczenia. Wolontariusze zbierają śmieci, gdy je napotkają. Niektórzy nawet co jakiś czas przemierzają trasę z workiem na śmieci.
„To trasa wyznaczona przez wolontariuszy i to oni czują się za nią odpowiedzialni”.
Oprócz spraw związanych z konserwacją fundacja korzysta z aplikacji Socie dla wolontariuszy również w celu organizowania wspólnych wydarzeń, takich jak coroczny grill. Dzięki temu można jednocześnie dotrzeć do wszystkich wolontariuszy, a oni mogą w prosty sposób zgłosić swój udział.
„W ten sposób można zwrócić się jednocześnie do wszystkich członków, a każdy będzie mógł się zapisać”.
Jakie korzyści daje aplikacja dla wolontariuszy Socie?
Aplikacja Socie zapewnia organizację dużej grupy wolontariuszy rozproszonych po różnych trasach. Wolontariusze mogą znaleźć swoją grupę zajmującą się konserwacją, administratorzy z łatwością planują zadania, a wszyscy widzą, co się dzieje.
Dla Hansa największą zaletą jest przejrzystość i łatwość obsługi. Aplikacja dla wolontariuszy wpisuje się w sposób działania fundacji: praktyczny, samodzielny i oparty na bezpośredniej komunikacji.
„Jeśli coś się wydarzy, szybko się to rozwiązuje. Drogi komunikacyjne są naprawdę krótkie.”
Aplikacja Socie dla wolontariuszy jest również zgodna z wartościami wyznawanymi przez wolontariuszy. Fundacja może komunikować się bez konieczności korzystania z Facebooka i bez wykorzystywania danych do innych celów.
„Użytkownicy są naprawdę zadowoleni zarówno z korzystania z aplikacji Socie, jak i z samej idei, która za nią stoi”.
Czy polecilibyście Socie?
Hans poleciłby Socie organizacjom, które współpracują z wolontariuszami i potrzebują przejrzystej komunikacji. Zwłaszcza dla społeczności organizujących wydarzenia lub działania bardzo wygodne jest to, że wszystko znajduje się w jednym miejscu.
„Jeśli chcesz organizować wydarzenia lub po prostu łatwo się komunikować, to rozwiązanie sprawdza się dobrze”.
Dla fundacji Mountainbike Utrechtse Heuvelrug aplikacja Socie dla wolontariuszy stała się już stałym punktem odniesienia dla wolontariuszy. Aplikacja ta pomaga zarządzać trasami, utrzymywać zaangażowanie uczestników oraz promować działalność grupy.
