Jigdaljahu to ogólnokrajowy chór liczący około 160 członków. Daje około ośmiu koncertów rocznie w zabytkowych kościołach, odbywa próby w Barendrecht i ma członków z całej Holandii. Rozmawialiśmy Wiltine Flierprezes Jigdaljahu i entuzjastyczny administrator społeczności, który opracował aplikację Socie do jej pełnego potencjału w ramach chóru.
„Musisz zostać członkiem aplikacji, w przeciwnym razie przegapisz ważne wiadomości”.
– Wiltine Flier, prezes Jigdaljahu
Dlaczego zdecydowałeś się zacząć korzystać z aplikacji?
Dwa lata temu odświeżyliśmy naszą stronę internetową. W tym samym czasie zauważyliśmy, że potrzebujemy jednego centralnego miejsca do dzielenia się wszystkimi informacjami. W tamtym czasie korzystaliśmy z wielu grup WhatsApp (dla komitetów, zarządu itp.) i dużej ilości e-maili, ale nie było stałego miejsca do przechowywania dokumentów lub dyskusji. Nasz twórca stron internetowych wskazał nam Socie – rozwiązanie spełniające wszystkie nasze potrzeby.
Jak przebiegła konfiguracja aplikacji?
Konfiguracja była zaskakująco prosta. Socie jest bardzo intuicyjne. Stworzyliśmy kilka otwartych i zamkniętych grup, utworzyliśmy wydarzenia i aktywowaliśmy zapisy na próby i koncerty. Stworzyliśmy również regulamin, który udostępniliśmy członkom.
Jak wdrożyliście aplikację?
Poinformowaliśmy członków wiadomością: „Musisz zostać członkiem aplikacji, w przeciwnym razie przegapisz wszystkie kluczowe wiadomości dotyczące chóru!”. – i to zadziałało bardzo dobrze, jeśli chodzi o adopcję.
Przez dwa miesiące publikowaliśmy wiadomości w istniejących grupach WhatsApp, takie jak: „Uwaga, w aplikacji Socie pojawiła się nowa wiadomość”. Pozwoliło to członkom na spokojne przyzwyczajenie się do niego. Po lecie całkowicie przestawiliśmy się na Socie. Ci, którzy nie są w aplikacji, tracą teraz ważne informacje o sprzedaży biletów, szczegółach koncertów, godzinach występów i praktycznych sprawach, takich jak daty prób i nowy repertuar.
„Fajne jest również to, że nowi członkowie mogą odczytać wszystkie poprzednie informacje – coś, co nie jest możliwe w WhatsApp”.
Jakie były początkowe reakcje?
Na początku niektórzy członkowie byli nieco niezdecydowani – nie negatywnie, ale myśleli: „Kolejna aplikacja”. Szybko się to zmieniło, gdy zauważyli, jak użyteczne jest Socie.
Zachęcamy wszystkich do włączenia powiadomień; w aktualnościach 110 ze 160 członków aktywowało powiadomienia. Na dorocznym spotkaniu udzieliliśmy dodatkowych wyjaśnień na temat korzystania z aplikacji. Nowi członkowie chóru również otrzymują własną instrukcję, dzięki czemu od razu zapoznają się z aplikacją. Fajne jest również to, że nowi członkowie mogą odczytać wszystkie poprzednie informacje – coś, co nie jest możliwe w WhatsApp.
Kto zarządza aplikacją?
Zarząd zarządza aplikacją. Jeśli członkowie lub komitety chcą utworzyć nową grupę, przechodzą przez aplikację do zarządu. W ten sposób zachowujemy kontrolę.
Załóżmy na przykład, że członkowie mogą dołączyć do grupy „Ride along from Zeeland Jeśli chcesz dodać, gdzie członkowie mogą znaleźć znajomych do wspólnych przejazdów, mogą o to poprosić. Ponadto członkowie mogą swobodnie publikować wiadomości na tablicy ogłoszeń i w „Podziel się swoją chwilą”.
Jak korzystacie z aplikacji?
Wdrażamy aplikację na szeroką skalę:
- Aktualności i blogi: dla aktualizacji pojawiających się również w naszych mediach społecznościowych
- Grupy: do komunikacji wokół prób, komitetów i innych działań
- Grupy męskie i żeńskie: umożliwienie członkom zapisywania się na próby w ukierunkowany sposób
- Wydarzenia: do zapisywania się i opuszczania prób i koncertów
- Albumy fotograficzne: dla oficjalnych zdjęć z koncertów
- Tablica ogłoszeń: na wezwania i ogłoszenia członków chóru
- Podziel się swoją chwilą: Członkowie mogą dzielić się doświadczeniami związanymi z Jigdaljahu
- Moduł urodzinowy: gratulacje
- Ankiety: Jako selektor dat dla harmonogramów prób
- Dokumenty: Statuty, regulaminy i inne ważne dokumenty
- Moduł kontaktu i miejsca: z informacjami o miejscach prób
- Moduł zadań: obecnie w fazie testowej, dla zadań wolontariuszy
Intensywnie korzystasz z modułu zadań.
To prawda. Jako chór sami zajmujemy się wszystkim, co wiąże się z przygotowaniem koncertu: oświetleniem, nagłośnieniem, cateringiem, ustawieniem. Członkowie mogą zapisywać się do zadań za pośrednictwem aplikacji. To pozwala nam szybko zwracać uwagę na prośby o pomoc. Nadal mamy pewne życzenia dotyczące dalszego ulepszania tego modułu, ale podstawy są obiecujące.
Kto korzysta z aplikacji?
Z aplikacji korzystają wszyscy członkowie chóru.
Jak utrzymać aktualność aplikacji?
Wszystkie informacje potrzebne do bycia aktywnym członkiem znajdują się w aplikacji. Moja rada dla innych administratorów: upewnij się, że informacji nie można znaleźć nigdzie indziej. Wówczas aplikacja automatycznie pozostanie aktualna.
Jak ci się podoba korzystanie z niego do tej pory?
Świetnie. Zwłaszcza fakt, że nowi użytkownicy mogą przeczytać wszystko z powrotem, jest wielką zaletą w porównaniu z WhatsApp.
Co dała ci aplikacja?
Aplikacja jest centralnym miejscem komunikacji, informacji i doświadczeń. Członkowie mogą łatwo znaleźć się nawzajem i aktywnie korzystać z aplikacji. Jest to bezpieczna i wygodna platforma, która wzmacnia wzajemne powiązania.
Jaką funkcję uważasz za najbardziej przydatną?
Bez wątpienia grupy. Dzięki temu komunikacja przebiega sprawnie, a dokumenty są zachowywane. Na przykład komisja ds. światła i dźwięku tworzy filmy instruktażowe dotyczące zadań technicznych; umieszczamy je w aplikacji, aby inni mogli je łatwo obejrzeć.
Ponadto, wydarzenia niezastąpiony. Można tam umieścić obszerne informacje: teksty, dokumenty, godziny, lokalizacje – wszystko wygodnie w jednym miejscu. Każdy członek chóru wie, że może tam znaleźć wszystkie najnowsze informacje.
Jakich funkcji wciąż brakuje?
Aplikacja jest już bardzo kompletna. Gdybym mógł coś dodać, byłaby to opcja łączenia, na przykład, protokołów z corocznego spotkania za pośrednictwem linku w module dokumentów, a także biblioteka multimediów do łatwego ponownego wykorzystania obrazów i plików.
